Nel lavoro quotidiano di un’agenzia immobiliare, le opportunità si perdono in pochi secondi: una chiamata non risposta può significare un cliente perso e migliaia di euro di fatturato mancato.
Ecco perché il centralino telefonico non è più solo un accessorio, ma uno strumento fondamentale dell’organizzazione interna.
Parlando di centralino oggi non ci si può più riferire ad un semplice apparecchio che smista le telefonate: parliamo di una piattaforma che gestisce i contatti, integra più canali di comunicazione e aiuta l’agenzia a lavorare in modo più veloce ed efficiente.
Le funzionalità chiave di un centralino moderno
Chi pensa al centralino come ad uno strumento da installare fisicamente in ufficio si sbaglia. Oggi, grazie al cloud, il centralino diventa uno strumento che semplifica la vita ai titolari, ai consulenti e ai clienti. Assicurati che il tuo nuovo centralino abbia queste funzionalità:
- IVR (risponditore automatico): il cliente viene guidato da una voce automatica e digitando un tasto arriva subito al reparto giusto (backoffice, amministrazione, reclutamento).
- Gruppi e code di squillo: la chiamata può squillare a più telefoni, contemporaneamente o in sequenza, garantendo una copertura costante.
- Multisede: anche se hai uffici in città diverse, gli interni funzionano come se fossero nella stessa sede.
- Connessione al tuo gestionale: assicurati che il centralino non rimanga uno strumento che non dialoga con gli altri strumenti aziendali che usi quotidianamente.
- WhatsApp integrato (feature esclusiva di soluzioni come MyBrokerage AI): se un cliente ti chiama fuori orario, riceve comunque un messaggio automatico, così la relazione non si interrompe.
Perché non puoi permetterti di perdere una richiesta
Quante volte capita che una chiamata arrivi quando il backoffice è impegnato o in pausa?
Il rischio di non richiamare un cliente, o peggio ancora di dimenticarsene, è altissimo.
Con un centralino, invece, ogni chiamata resta registrata: puoi vedere chi ti ha cercato, quando, e avere la certezza che nessuna opportunità vada persa. In automatico il sistema tiene traccia anche delle chiamate perse che vengono richiamate. Un dettaglio che, in un settore competitivo come l’immobiliare, fa tutta la differenza.
Capire quali investimenti funzionano davvero
Volantini, portali, social media, cartellonistica: quante fonti pubblicitarie usano oggi le agenzie?
Il problema è capire quali portano risultati e quali no.
Un centralino moderno ti può aiutare: permette di tracciare automaticamente le fonti delle chiamate e ottenere statistiche concrete.
In questo modo puoi scoprire se il portale che paghi ogni mese genera davvero contatti di qualità, oppure se la campagna social ha portato più risultati di una classica affissione.
Inoltre, grazie alle statistiche avanzate, oltre al numero di contatti ricevuti (quantitativo) sai quanti di quei contatti si trasformano in clienti da portare in appuntamento o che devono vendere un immobile (qualitativo).
Rispondere in modo più personale
Quando il telefono squilla il centralino mostra subito l’identikit di chi sta chiamando e tutto lo storico delle interazioni passate: richieste, appuntamenti, note interne.
Questo consente al backoffice di rispondere al cliente in modo personalizzato e di instaurare una relazione di fiducia fin dal primo minuto.
Con soluzioni avanzate – come MyBrokerage AI – al termine della chiamata può partire automaticamente un messaggio WhatsApp di cortesia, che rafforza subito la fiducia del cliente.
Tempo guadagnato, produttività aumentata
In assenza di un centralino evoluto, ogni volta che ricevi una chiamata dovrai registrarla manualmente sul tuo gestionale, notificare il consulente che si occuperà di quel cliente e inviare a mano un messaggio WhatsApp di cortesia. Queste operazioni richiedono minuti preziosi (circa 2-3 minuti impiegati per richiesta). Con il centralino, invece, è tutto automatico.
Il risultato?
- Decine di ore risparmiate ogni mese: il tuo backoffice può dedicarsi ad attività di maggior valore
- Banca dati sempre completa ed aggiornata: per ogni cliente chiamante sai tutta la sua storia
- Evita errori manuali: tutto viene automatizzato e registrato
- Visibilità della gestione del contatto: il tuo backoffice sa sempre se il cliente è stato richiamato, se ha fissato un appuntamento e se è stato gestito correttamente
Il centralino moderno non è un semplice strumento tecnico: è un vero alleato per il tuo business.
Ti aiuta a non perdere nessuna opportunità, a misurare l’efficacia delle tue campagne e a dare al cliente un’esperienza più fluida e professionale.
In un mercato dove tutti competono sugli stessi clienti, la differenza la fa chi riesce a rispondere prima e meglio.
